Tietosuojaseloste
Sihteeri Emmi on yhden henkilön henkilökohtainen AI-sihteeri. Sitä käyttää vain sen omistaja, eikä palveluun voi rekisteröityä. Tässä selosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja Emmi käsittelee, mistä ne saadaan, mihin niitä käytetään, kenelle niitä luovutetaan, kuinka kauan niitä säilytetään ja miten tietoja suojataan.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Joona Iso-Lotila (yksityishenkilö)
Sähköposti: joonansihteeri@gmail.com
Tietosuojavastaavaa ei ole nimetty. Kaikki tietosuojaa koskevat yhteydenotot pyydetään lähettämään yllä olevaan osoitteeseen.
Emmi käsittelee myös omistajan työhön liittyviä viestejä ja kuitteja. Työtehtäviin liittyvien tietojen osalta rekisterinpitäjän rooli (omistaja vai työnantaja) on selvitettävä. Tarkistettava
2. Keitä tiedot koskevat
- Sovelluksen omistaja (ainoa käyttäjä).
- Henkilöt, jotka lähettävät sähköpostia Emmin omaan Gmail-osoitteeseen. Viestejä käsitellään automaattisesti vain ennalta sallituista osoitteista tai verkkotunnuksista.
- Henkilöt, jotka lähettävät WhatsApp-viestin Emmin numeroon. Viestejä käsitellään vain ennalta sallituista numeroista (enintään viisi); muista numeroista tulleet viestit tallentuvat, mutta niitä ei käsitellä eikä niihin vastata.
- Henkilöt ja yritykset, jotka mainitaan viesteissä, tehtävissä, kuiteissa (esim. myyjä) tai ajopäiväkirjan kohteissa.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
| Tietoryhmä | Mitä tietoja |
|---|---|
| Kirjautuminen ja tietoturva | Käyttäjätunnus, salasanan tiiviste (Argon2id), kaksivaiheisen tunnistautumisen avain, palautuskoodien tiivisteet, istuntojen tiedot (IP-osoite, selaimen tunniste, ajat) ja kirjautumisyritykset (aika, käyttäjätunnus, IP-osoite). |
| Tehtävät ja muistiinpanot | Tehtävät, Emmin tehtäväehdotukset (sis. otteen lähdeviestistä), omistajan antamat pysyvät toimintaohjeet. |
| Keskustelut | Omistajan ja Emmin keskustelut sekä Emmin tekemien toimintojen loki ja hyväksynnät. |
| Sähköposti (Gmail) | Käsiteltyjen viestien tunniste, lähettäjä, aihe, vastaanottoaika ja käsittelyn tulos. Viestin sisältöä käytetään tehtävien ja kuittien tunnistamiseen. Itse viestit säilyvät Emmin Gmail-tilillä; Emmi ei poista niitä. Jos automaattivastaukset ovat käytössä, niistä kirjataan vastaanottaja, aihe, aika ja lähetyksen tila. |
| Lähettäjän puhelinnumero, viestien sisältö ja liitteet (esim. kuittikuvat ja PDF-tiedostot) sekä Emmin lähettämät vastaukset. | |
| Kuitit ja kulut | Kuittitiedostot, myyjä, päivämäärät, summat, arvonlisäverot, maksutiedot ja Emmin tulkinta kuitista, kirjanpitoaineistot (PDF ja ZIP) ja niiden lähetyshistoria (vastaanottaja, aika). |
| Ajopäiväkirja | Ajopäivät ja -ajat, lähtö- ja määräpaikat osoitteineen, ajon tarkoitus, kilometrit, ajoneuvo ja kilometrikorvaukset, tallennetut paikat sekä osoitehakujen välimuisti. |
| Yhteenvedot | Omistajalle lähetettyjen päivittäisten yhteenvetojen loki (aika, vastaanottaja, tila). |
| Lokit ja tilastot | Emmin tapahtumaloki, palvelimen pääsyloki (IP-osoite, aika, pyydetty sivu; evästeet ja kirjautumiskoodit suodatetaan pois), järjestelmäloki ja tekoälyn käyttötilasto (aika, malli, tekstin määrä – ei viestien sisältöä). |
Emmi ei ole tarkoitettu potilastietojen tai muiden erityisten henkilötietoryhmien käsittelyyn.
4. Käyttötarkoitukset ja käsittelyn peruste
- Omistajan tehtävien, muistiinpanojen ja aikataulujen hallinta sekä päivittäiset yhteenvedot omistajalle.
- Saapuvien sähköposti- ja WhatsApp-viestien läpikäynti tehtäväehdotuksiksi ja kuittien tunnistamiseksi.
- Automaattinen vakiomuotoinen vastaus sähköpostin lähettäjälle (kun toiminto on käytössä): työkavereille kuittaus tehtävän kirjaamisesta, muille lähettäjille ilmoitus, ettei viestiä käsitellä. Muiden lähettäjien viestien sisältöä ei käsitellä.
- Kuittien ja kulujen kokoaminen kirjanpitoaineistoksi sekä aineiston lähettäminen omistajan työsähköpostiin omistajan hyväksynnällä.
- Ajopäiväkirja, ajomatkojen pituuden laskeminen ja kilometrikorvausten laskeminen.
- Palvelun tietoturva: kirjautuminen, väärinkäytösten estäminen, lokit ja varmuuskopiot.
Käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) hoitaa omia ja työhön liittyviä asioitaan sekä huolehtia palvelun tietoturvasta. Tarkistettava: oikeusperuste ja oikeutetun edun arviointi
Emmi ehdottaa, mutta ei tee rekisteröityjä koskevia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia. Riskialttiit toimet, kuten viestien ja aineistojen lähettäminen sekä pysyvät poistot, vaativat omistajan hyväksynnän.
5. Tietolähteet
Tiedot saadaan omistajalta itseltään (portaali ja WhatsApp), Emmin omaan Gmail-osoitteeseen saapuvista viesteistä, sallituista numeroista tulevista WhatsApp-viesteistä ja niiden liitteistä sekä osoitehakujen tuloksista (OpenStreetMap).
6. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat
Tietoja ei myydä eikä käytetä markkinointiin. Tietoja käsittelevät rekisterinpitäjän lukuun seuraavat palveluntarjoajat:
- UpCloud – palvelin ja palveluntarjoajan automaattiset varmuuskopiot, konesali Helsingissä.
- Anthropic (Claude) – tekoälypalvelu: keskustelut, tehtävien poiminta viesteistä ja kuittien tulkinta. Tekoälylle lähetetään käsiteltävän viestin, kuitin tai keskustelun sisältö.
- Google (Gmail) – Emmin oma sähköpostitili: saapuvien viestien lukeminen ja yhteenvetojen sekä kirjanpitoaineistojen lähettäminen.
- Meta (WhatsApp Cloud API) – WhatsApp-viestien vastaanotto ja lähetys.
- OpenStreetMap (Nominatim) ja FOSSGIS (OSRM-reitityspalvelu) – ajopäiväkirjaan syötettyjen paikkojen ja osoitteiden haku sekä reitin pituuden laskeminen. Palveluille lähetetään haettava paikka tai osoite ja koordinaatit.
Yhteenvedot ja kirjanpitoaineistot lähetetään omistajan työsähköpostiin, joten ne tallentuvat myös työnantajan sähköpostijärjestelmään.
Palvelimen ulkopuolinen salattu varmuuskopio on suunnitteilla. Sen palveluntarjoaja lisätään tähän selosteeseen ennen käyttöönottoa. Tarkistettava
7. Tietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Palvelin ja Emmin tietokanta sijaitsevat Suomessa. Anthropic, Google ja Meta voivat käsitellä tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa. Siirrot perustuvat palveluntarjoajien sopimusehtoihin, kuten EU:n ja Yhdysvaltain väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework) tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin. Tarkistettava: kunkin palveluntarjoajan siirtoperuste ja sopimusehdot
OpenStreetMap- ja FOSSGIS-palveluiden käsittelypaikka on vielä selvitettävä. Tarkistettava
8. Säilytysajat
- Kirjautumisistunto päättyy 12 tunnin käyttämättömyyden jälkeen ja viimeistään 7 vuorokauden kuluttua. Vanhentuneet istunnot poistetaan.
- Kirjautumisyritykset poistetaan 90 vuorokauden kuluttua.
- Emmin tapahtumaloki poistetaan 365 vuorokauden kuluttua.
- Palvelimen pääsyloki säilytetään enintään 30 vuorokautta ja järjestelmäloki enintään 30 vuorokautta.
- Emmin omat päivittäiset tietokantakopiot: 14 viimeisintä säilytetään.
- Ylläpidon yhteydessä otetut varmuuskopiot (esim. ennen ohjelmapäivitystä tai tietojen siirtoa) säilytetään, kunnes ne poistetaan käsin. Tarkistettava: säilytysaika
- UpCloudin automaattisten varmuuskopioiden säilytys määräytyy valitun varmuuskopiointipaketin mukaan. Tarkistettava
- Tehtävät, keskustelut, toimintaohjeet, kuitit ja kirjanpitoaineistot, ajopäiväkirja sekä sähköposti- ja WhatsApp-viestien käsittelytiedot säilytetään, kunnes omistaja poistaa ne. Emmi ei poista niitä automaattisesti. Osa poistoista on merkintöjä, jolloin tieto säilyy muutoshistoriassa. Tarkistettava: säilytysajat näille tiedoille
- Viestit säilyvät Emmin Gmail-tilillä ja WhatsAppissa palveluntarjoajien omien ehtojen mukaisesti, ja Anthropicin säilytys määräytyy sen ehtojen mukaan. Tarkistettava
9. Tietojen suojaus
- Yhteys palveluun on salattu (HTTPS), ja varmenne uusitaan automaattisesti.
- Portaaliin kirjaudutaan salasanalla ja kaksivaiheisella tunnistautumisella. Salasanoja ei tallenneta selväkielisinä, kirjautumisyrityksiä rajoitetaan, ja istuntoevästeet on suojattu.
- Kaikki tietoja sisältävät sivut ja rajapinnat vaativat kirjautumisen. WhatsAppin viestit hyväksytään vain Metan allekirjoittamina.
- Palvelin sijaitsee Suomessa. Palomuuri sallii vain tarpeelliset yhteydet, ylläpitoon kirjaudutaan vain SSH-avaimella, ja tietoturvapäivitykset asennetaan automaattisesti.
- Palveluiden käyttöoikeustunnukset (esim. API-avaimet) säilytetään erillään ohjelmakoodista tiedostossa, johon on pääsy vain palvelulla. Ne eivät näy portaalissa eivätkä tällä sivulla.
- Tietokannasta otetaan varmuuskopiot, ja niiden eheys tarkistetaan.
10. Evästeet
Portaali käyttää vain kirjautumiseen välttämättömiä evästeitä: istuntoeväste ja pyyntöjen väärentämisen estävä tarkistuseväste. Analytiikka- tai mainosevästeitä ei käytetä. Tämä tietosuojaseloste ei aseta evästeitä.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:
- saada tietää, käsitelläänkö tietojasi, ja saada pääsy niihin
- vaatia virheellisten tietojen oikaisemista
- vaatia tietojesi poistamista
- vaatia käsittelyn rajoittamista
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
- saada tietosi siirretyksi, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tehdään automaattisesti.
Pyynnöt lähetetään osoitteeseen joonansihteeri@gmail.com. Pyyntöihin vastataan viimeistään kuukauden kuluessa. Henkilöllisyys voidaan joutua varmistamaan ennen tietojen luovuttamista.
Jos katsot, että tietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojasäädöksiä, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.
12. Selosteen muutokset
Selostetta päivitetään, kun tietojen käsittely muuttuu. Viimeisimmän päivityksen päivämäärä on sivun alussa.